Почему имеет смысл рассмотреть УТ 11 в качестве системы оперативного учета?

О чем эта статья

Статья знакомит с достоинствами прикладного решения «Управление торговлей, ред.11» с точки зрения организации оперативного учета на предприятии. В ней не только дается обзор функциональности УТ 11, но и проводится краткий сравнительный анализ с предыдущими версиями.

Применимость

Статья написана для редакции УТ 11.1, но описанный функционал является полностью актуальным для редакций УТ 11.3 / 11.4.

УТ 11 как система оперативного учета

• Это совершенно новый продукт выпущенный фирмой 1С.
  УТ была первой написана на управляемых формах. За это время внешний вид и методология учета в программе претерпели множественные изменения, большинство из них вывели продукт на качественно новый уровень.

• УТ 11 написана полностью на управляемых формах.
  Управляемые формы обеспечивают:

  • Весомое преимущество, при работе с тонкими каналами данных.
  • Прирост производительности.
  • Возможность использования функциональных опций: Система обладает богатым функционалом, но достаточно простым интерфейсом. Нужные возможности можно просто включить установкой галочки в настройках.

• Панель избранное.
  Пользователь может добавить любые отчеты, документы, элементы справочников и тд в панель избранного и после этого все часто используемые объекты будут всегда под рукой.

• Прозрачная система прав.
  Пользователь не видит тех объектов, к которым не имеет доступа. Достаточно одного взгляда на интерфейс, что бы понять к чему пользователь имеет доступ.

• Интеграция с БСП.
  (библиотекой стандартных подсистем) которая в свою очередь реализовывает:

  • Версионирование.
    УТ 11 будет хранить все версии объектов которые существовали в системе. С одной стороны это увеличение размера базы данных, с другой всегда можно понять что происходило с объектом (справочником документом и т.д.) и кто сделал это изменение.
  • Резервное копирование.
    Резервное копирование может осуществляться средствами самой УТ 11.

• Удобная работа с настройками отчетов.
  Отчеты в управляемых формах стали очень удобны. Быстрые настройки видны сразу. А группировки и дополнительные отборы легко и быстра настраиваются из дополнительных настроек. Гораздо проще чем это было в обычном приложении, на котором к примеру построена 10.3.

Когда УТ 11 необходима?

Ниже приводится функционал который реализован, но не является необходимым для использования. Здесь приведен только основной функционал который требуется большинству пользователей, возможности УТ 11 гораздо шире.

• Интеркампани.
  Случай когда товар покупает одно юрлицо, а продает другое на сегодняшний день уже стандарт. И по существу руководителя не должны интересовать особенности налогообложения. Его интересует прибыль по компании. В то же время для бухгалтера этот вопрос остается актуальным. В УТ 11 реализован учет от имени нескольких юрлиц и автоматизирован процесс передачи товаров между организациями. Сама система ведения учета предполагает, что разделение между юрлицами чисто формальное и нужно только для регламентированного учета.

• Развитая система складов.
  УТ 11 поддерживает складские помещения, в составе которых могут быть склады, что позволяет построить систему от сложной иерархии складских помещений до просто списка складов. В прочем, если у вас один склад и вам не требуется такая сложная система, то это настраивается одной галочкой и больше вопроса о выборе склада, вы не увидите. Так же есть возможность настроить контроль остатков в разрезе складов.

• Система настройки прав. УТ 11 предлагает удобную систему настройки прав. Вот как это выглядит на схеме:

• Для настройки прав используются три сущности:

  • Пользователь: пользователь может принадлежать к любому количеству групп доступа чем и определяются его права в системе. Создаются администратором самостоятельно.
  • Группа доступа: группа доступа может содержать ссылку только на один профиль. Так же несет функцию ограничения доступа к данным на уровне записей базы данных. Создается администратором самостоятельно.
  • Профиль доступа: профиль доступа как правило описывает какую то конкретную роль описывающую полномочия пользователя. Например «Кладовщик» или «Менеджер». При начале ведения учета уже существует большое количество групп доступа, можно добавить свои.

• Удобная работа со справочником номенклатура.

  • При открытии элемента справочника номенклатура мы можем видеть остатки этой по этой номенклатуре, продажи, подобный товар, цены указанные для этой номенклатуры или варианты комплектации если этот товар собирается из другой номенклатуры.
  • Полнотекстовый поиск в справочнике номенклатура. Есть возможность включить полнотекстовый поиск в справочнике и в этом случае, при поиске будет учитываться не только наименование, но и ставка НДС, полное наименование и другие реквзиты.

• Контроль остатков в разрезе складов. Можно выключить контроль остатков для определенного склада. Более того можно не только включить или выключить контроль остатков, можно выбирать между разными режимами контроля остатков. На сегодняшний день существуют следующие варианты:

  • Не контролировать. Отключает контроль остатков по складу.
  • Остатки. Не позволяет списывать товар в случае его он не числится на складе.
  • Остатки с учетом резерва. Учитывает резерв.
  • Остатки с учетом графика. При использовании заказов поставщику позволяет продавать под планируемое поступление.

• Закрытые по умолчанию реквизиты от редактирования. Ситуация когда пользователь открывает что бы «просто посмотреть» документ или элемент справочника и перезаписывает его закрывая с помощью кнопки ОК. Самое неприятное в этой ситуации когда он в нем что то случайно изменяет. Теперь для этого нужно выбрать пункт меню «Разрешить редактирование реквизитов»

• Заказы поставщикам/клиентов. Если вы используете заказы (а вы их используете), вы удивитесь, как приятно стало с ними работать.

  • Заказ поставщику/клиенту помимо документа взаиморасчетов с поставщиком теперь еще является и документом планирования оплат. При вводе заказа поставщику, система на рабочем столе будет подсказывать вам, какие документы ожидают оплаты.
  • Список документов «Заказ поставщику» или «Заказ клиента» не просто список документов. Список заказов показывает текущее положение дел при работе с заказами. Глядя на список документов можно сразу оценить какие документы ждут оплаты\отгрузки, какие были частично оплачены\отгружены. Двумя щелчками мыши можно отфильтровать документы по статусам, например: закрытые, открытые, ожидающие оплаты и тд.

• Удобная работа с документами продаж.
  Закладка распоряжение на оформление позволяет в два щелчка мыши сформировать, провести и распечатать комплект документов отгрузки по заказу. Простой и удобный механизм. В УТ 10.3 тоже существует, что то подобное, но здесь все гораздо проще.

• Расширенная работа с контрагентами.
  Контрагент может представлять несколько юридических лиц. Можно анализировать продажи и в целом по клиенту и в то же время отгружать товар разным контрагентам. В целом если нет необходимости, эта возможность тоже легко отключается. И перед нами почти все те же контрагенты. У большого количества пользователей фиксирование договора с покупателем в системе не было обязательным условием, более того, в большинстве случаев необходимость его ввода только мешала и раздражала пользователя, так как договор как правило с контрагентом был один и вводить его не имело смысла. Теперь договоры с контрагентами не являются обязательными.

• УТ 11 поддерживает управленческий баланс.
  Глядя на который всегда можно сказать определенно сказать, откуда идут деньги и куда уходят. И не напутали ли чего при учете.

• Статусы документов.
  Если у вас достаточно серьезная организация и закупки, с отгрузками перед началом действия проходят контроль. То вам несомненно понравятся новые статусы документов, такие как «Согласован», «К поступлениию», «Закрыт». Опять же, если в них нет необходимости их конечно же можно убрать.

• Функция копирования строк.
  Очень удобная кнопка. Бывают случаи, когда однотипные данные нужно перенести из табличной части одного документа в табличную часть другого документа. При этом ввод на основании для документа куда надо скопировать не предусмотрен. Теперь все стало очень просто. Надо выделить интересующие вас строки и нажать на кнопку скопировать строки. А в документе приемнике нажать на кнопку вставить строки. Все. Не надо запускать обработки, ставить галочки, выбирать документы из списка. Просто: скопировать -> вставить. Настолько простое решение, что претендует на гениальность.

• Помощник продаж.
  Если у вас есть менеджер который занимается крупными продажами с оптовыми покупателями или который принимает заказы по телефону, то ему наверняка будет интересен «Помощник продаж» который позволяет пошагово:

  • Подобрать товар для продаж из формы подбора с учетом остатков.
  • Рассчитать при необходимости ближайшую дату отгрузки, по аналогии с заказом клиента.
  • Сформировать сразу полный комплект документов(заказ клиента+счет+реализация+счетфактура)

• Отчеты.
  Отчетов много, нет их очень много, плюс ко всему некоторые отчеты с разными настройками по разному показывают одни и те же данные(разные показатели, группировки, отборы) и в итоге получаются разные отчеты. Пользователь может сделать свои настройки в отчете и сохранить его как отдельный отчет на панели отчетов. После этого отчет будет открываться в уже сохраненном варианте и его можно будет добавить в избранное. Полностью весь набор отчетов позволяет грамотно оценить прибыльность организации по каким то конкретным направления или по организации в целом.

  • Отчеты по денежным средствам показывают детальный анализ движения денежных средств. Достаточно легко определить по какому направлению возник перекос и проанализировать его.
  • Финансовые отчеты позволяют проанализировать прибыль по видам деятельности, и клиентам, себестоимость товаров, доходы\расходы по видам деятельности, клиентам, подразделениям, транспортно заготовительные расходы.
  • Отчеты показыающие эфективность в других разрезах деятельности организации, как то складской учет, регламентированный и тд.

• Распеределение доходов, по направлениям деятельности.
  Гибкая настройка правил продаж исходя из 4 направлений аналитики. Здесь надо показать фотку. Распределение доходов и расходов очень важный процесс. Именно он определяет себестоимость продукта.

• Регистрация и распределение доходов полученных не от основных видов деятельности (разовых доходов) возможна и происходит отдельным документом.

• Гибкий учет затрат.
  Затраты можно распределять разными способами.

  • По себестоимости. Удобно использовать когда затраты нужно распределить на себестоимость конкретной номенклатуры (например сумму за доставку конкретной номенклатуры со склада поставщика). При таком распределении расходы можно распределять пропорционально количеству или себестоимости. С указанием аналитики. Этой самой номенклатуры или номенклатуры в заказе или в документе поступления.
  • На направление деятельности. Удобно использовать, когда расходы необходимо распределить на все доходы по виду деятельности. Например когда нужно распределить расходы за аренду офиса или помещения магазина. Так же указывается аналитика.
  • На расходы будущих периодов. Обычно используется когда необходимо распределить затраты которые пройдут в будущих периодах. Например происходит оплата каких то услуг вперед за несколько периодов. Так же возможно указание аналитики.

• Затраты можно учитывать с сразу помощью документа поступления или можно зарегистрировать счет фактуру поставщика специально созданным для этого документом.

• Для более полного и развернутого анализа себестоимости и прибыли, есть возможность регистрировать практически все расходы по организации. Как то: налоги, зарплату, закупку на внутренние нужды и тд.

• Способы расчета себестоимости.
  Способ расчета себестоимости товаров давно является жестким предметом споров внедренцев, управленцев и вообще всех кто имеет отношение к расчету себестоимости и прибыли. УТ 10.3 ругали за сложный партионный учет и не прозрачную работу с последовательностями проведения документов. УТ 11.0 Ругали за то, что все это в ней отсутствует. На текущий момент сложно сказать, на чьей стороне правда. УТ 11.1.2 Поддерживает как партионный учет (расчет себестоимости методом FIFO) так и в среднем за месяц, который был УТ 11 изначально. Выбор за вами. Остается заметить, что оба этих алгоритма расчета себестоимости описаны в текущих нормативных документах и соответствуют законодательству РФ. Хоть в системе управленческого учета это и не требуется.

Выводы

Если вы видели УТ 10.3 до этого, можете заметить, что новая редакция УТ претерпела много изменений. И это не только внешний вид. Система стала более дружелебной, более “управленческой”. И наверно более правильной. Если вы раньше работали с 10.3 то нужно на нее хотя бы посмотреть. Если не работали, то начинайте сразу с 11 привыкать надо к хорошему :)

Другие статьи финалистов курса «УТ 11 — Быстрый старт»:

«1С:Монитор ERP – 1С:Управление торговлей 11 в Вашем мобильном устройстве!»

«Повышаем гибкость распределения продаж на направление деятельности путем модификации конфигурации»

«Памятка/Кейс по расчету себестоимости в УТ 11»