О чем эта статья
В этой статье рассмотрим:
- Некоторые интерфейсные отличия УТ 11 от предыдущих редакций конфигурации
- Работу со справочником складов и влияние настроек складов на расчет себестоимости
- Некоторые нюансы работы с документами (использование статусов, блокирование реквизитов, виды запасов, использование подбора и контроль предоплаты)
- Важные настройки, особенности и проблемные ситуации в расчете себестоимости и при распределении транспортно-заготовительных расходов
- Особенности по взаиморасчетам и учету спецодежды (спецоснастки).
Статья содержит как просто полезные советы, так и серьезные рекомендации, следование которым поможет избежать множества проблем при внедрении и работе с конфигурацией «1С:Управление Торговлей 11».
Применимость
Статья написана для редакции 1С:Управление торговлей 11.0. Если вы используете эту редакцию, отлично — прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если же Вы планируете начать внедрение УТ 11, то, скорее всего, будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.
Поэтому мы рекомендуем пройти курс Практические задачи уровня 1С:Специалист по УТ 11, КА 2 и 1С:ERP 2, это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.
Общие настройки и интерфейсные отличия
Настройки, расположенные в разделе «Администрирование»,применяются сразу, без подтверждения. И если у пользователя есть доступ к настройкам, он может ткнуть случайно галочку и базовые настройки поменяются, а он даже и не поймет, что произошло. Таким образом, надо сразу продумывать кому можно давать доступ на эти настройки. В некоторых настройках, правда, возникает диалоговое окно с вопросом поменять/не поменять, но все равно, всех пускать туда нельзя.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Если включен полнотекстовый поиск, то нужно помнить о том, что вновь созданные элементы в поиск не попадают. Надо обновлять индексы. В серверном варианте работы с базой эта проблема может быть не актуальной, так как в этом случае регулярное индексирование настраивается автоматически.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Такая вот интерфейсная мелочь, про которую надо знать пользователям. Для выделения множества элементов от начального до конечного – требуется делать нехарактерные для Windows-интерфейса действия – протягивать по списку, в то время как в других списках в Windows -интерфейсе для выделения “от” и “до” достаточно с клавишей Shift нажать стартовый и финишный элементы. Здесь щелканье с Shift эквивалентно работе с Ctrl. Выделенную совокупность элементов нельзя протащить драг-н-дропом в группу. Это особенности интерфейса. Выделять несколько элементов подряд можно с помощью клавиатуры – Shift + Down (Up).
Переход на обособленный учет или включение его, если он был выключен – непростая процедура. Надо сразу, на начальном этапе, определить нужен ли обособленный учет, в каких разрезах учета он нужен и сделать соответствующие настройки. Здесь важно понимать, что даже если расчет себестоимости будет вестись по среднему, но настроен обособленный учет, например, по поставщикам, то среднее будет рассчитываться в разрезе поставщиков. То есть, поступления от разных поставщиков – это будут как бы партии.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Справочник складов
Склады – это аналитика расчета себестоимости. Поэтому надо сразу продумать, что обозначить складами, а что складскими помещениями, так как любое перемещение между складами будет рассчитывать себестоимость. Правда, складские помещения можно использовать только через ордерную схему.
Группы складов – не просто иерархия, а возможность эту группу выбирать в табличной части документа при соответствующих настройках для этой группы.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Правда, сама возможность поступления товаров на несколько складов в рамках одного документа включается в разделе «Администрирование»:
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Еще для складов важно определить его вид. Оптовый или розничный. Продажа с оптового склада осуществляется в соответствии с заданным для него соглашением, определенному клиенту. Типы цен применимы любые. А продажа с розничного склада – это продажа безличному розничному покупателю. Также в розничных складах можно осуществлять продажу в АТТ и НТТ.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Но опять же, возможность такого выбора зависит от настройки «Учет розничных продаж» в разделе «Администрирование» – «Продажи».
Становится понятно, что от начальных настроек зависит многое. Может меняться вид документов и справочников, становятся видны или скрыты различные реквизиты, не говоря уже про ведение учета. Поэтому в начале работы по настройкам надо хорошенько полазить.
Документы
Осторожно со статусами документов. Лучше сначала решить использовать их или нет, и сделать соответствующую настройку. Может случиться такая ситуация, что статусы документов отличаются от конечного статуса и, при этом, делается настройка не использовать статусы. Система не выдает никаких сообщений, статусы остаются прежними, но теперь не видны в документах. Это влияет на записи в регистрах и расчеты. На картинке ниже приведена настройка для статусов документов реализаций товаров и услуг:
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Похожие статусы есть и у других документов.
Пользователей сильно удивит такое нововведение. Документы, да и справочники тоже, теперь защищены от случайных изменений. Чтобы изменить данные в уже сохраненном элементе или проведенном документе, надо выбрать соответствующий пункт меню в нем.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
В документе «Реализация товаров и услуг» нет контроля предоплаты, если не заполнено поле «Предоплата».
В подборе нельзя увидеть остатки по всем складам, только в рамках группы складов.
Табличная часть документа «Реализация товаров и услуг»: «Виды запасов», не перезаполняется при перепроведении. И нет штатных средств по корректировке этой части. А это важно, так как из этого формируются партии. Поэтому важно понимать, что удаление или корректировка документов поступлений или реализаций «задним числом» может нарушить правильное заполнение этих табличных частей. Если такие ситуации возникают постоянно при ведении учета, то есть смысл написать обработку по перезаполнению табличный частей «Виды запасов».
Важные настройки, особенности и проблемные ситуации в расчете себестоимости
Регистр сведений: Настройка распределения продаж. Правило с пустыми значениями аналитик должно быть обязательно.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
В документе «Расчет себестоимости товаров» (РСТ) есть следующая особенность: кнопка «Провести» выводит сообщения об ошибках, а «Провести и закрыть» – нет.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Также, если не делать документ «Распределение расходов на себестоимость товаров», а делать только РСТ, то при ошибках распределения ТЗР (транспортно-заготовительных расходов) эти ошибки не будут показаны, а расчет себестоимости будет неверным. Поэтому рекомендуется делать отдельный документ для распределения ТЗР, в нем ошибки показываются (в основном это ошибки по базе распределения).
Важна дата документа РСТ, время нет. Расчет себестоимости происходит только включая дату РСТ. Как правило, сразу ставят конец месяца. Но этой особенностью можно пользоваться для анализа себестоимости до определенного дня.
В УТ11.0 невозможно рассчитать себестоимость услуг по сборке. Будет в УТ 11.1.
В документе РСТ в предварительном варианте расчета – не учитываются дополнительные расходы и расчет возможен только по средней за месяц. В некоторых регистрах накопления ресурс с названием «Стоимость регл.» – это и есть справочная предварительная себестоимость. Не все отчеты показывают данные по предварительному расчету. Но в отчетах: «Выручка и себестоимость продаж» и «Доходы и расходы» можно их увидеть.
Особенности партионного учета в УТ11.0:
- В УТ11.0 партии в явном виде отсутствуют, поэтому нет отчета по партиям. Также нельзя увидеть прибыль сразу при проведении реализации.
- Все партии прошлого месяца объединяются в одну на начало периода.
- Стоимость выбытия товаров в рамках месяца усредняется.
- В одну дату от одного поставщика, но по разным ценам – это одна партия, и ее стоимость тоже усредняется.
- Перемещения не участвуют в стоимостной оценке (есть исключение, когда не хватает количества для оценки суммового остатка для решения СЛАУ (системы линейных уравнений), тогда подхватываются перемещения, чтобы высчитать стоимость партии, правда, в этом случае может нарушаться порядок ФИФО).
Ошибки в партионном учете в УТ11.0:
- Не обновляется регистр сведений «Даты поступления товаров организаций» при перепроведении документов поступления. Из-за этого могут нарушаться партии, когда вводится поступление «задним числом» или корректируются даты документов поступлений. Как вариант решения можно предложить удалить записи регистра сведений за нужный период и перепровести документы поступления. То есть, надо понимать, что корректировка и заведение «задним числом» документов поступления может вызвать проблемы в расчете себестоимости.
- Какую партию списывать определяет по максиму по дате из того же регистра сведений группируя данные по поставщикам, т.о. может списываться неправильная партия.
Нет отчета, где можно было бы увидеть структуру затрат, составляющих себестоимость выпущенной продукции.
Невозможно распределить транспортные затраты по доставке товару клиента на себестоимость.
Если компания торгует несколькими группами товаров, то логично завести на каждую группу направление деятельности, что бы видеть эффективность по каждой группе. Для такого разбиения необходимо каждую номенклатуру отнести на вид деятельности. Никаких сервисных средств разработчики не предоставили. Поэтому при решении данной задачи есть смысл привязываться к подразделениям (возможно иерархическим) и от них настраивать распределение продаж.
В обособленном учете необходимо следить за партиями (видами запасов). Если происходили изменения в документах поступлений после проведения документов реализаций, то могут подхватываться неправильные партии. Есть стандартный инструмент для исправления такой ситуации в разделе «Регламентированный учет» – «Помощник исправления остатков товаров организаций».
Особенности и проблемные ситуации при распределении ТЗР
Распределение ТЗР можно делать только пропорционально количеству или себестоимости. В УТ10 можно было распределять пропорционально объему или весу продукции.
Нет возможности распределить ТЗР на себестоимость товаров, поступивших в прошлом периоде. Только на направление деятельности.
Бывают ситуации, когда ТЗР распределяется на партию (документ), которую не указывали в распределении. Тут важно понимать, что, отражая ТЗР и указывая аналитику расходов, мы не привязываемся к конкретной партии. Мы указываем, что именно на эту аналитику надо распределить дополнительные расходы. Иногда бывает, что аналитика одинаковая (поставщик, номенклатура) и поэтому система не взирая, что продаем товар из одной партии, распределяют сумму дополнительных расходов на всю аналитику, даже в тех документах, которые не указывали в распределении.
Из-за перемещения может увеличиваться сумма ТЗР. Это ошибка, и про нее надо знать.
ТЗР нельзя распределить на список документов или список номенклатуры, только вручную делить суммы в документах.
Списание на прочие цели нарушает баланс. Если отразить выплату зарплаты прочими расходами, то в регистре накопления «Прочие расходы» будет запись, которая не закроется. Нужна доработка конфигурации. Или понимание того, что так отражать выплату зарплаты не нужно.
Особенности по взаиморасчетам
Быть аккуратными с зачетами авансов, если расчеты ведутся по документам. В системе нет обработки, которая бы заполняла все автоматом. Или вести взаиморасчеты в целом по контрагенту, договору.
Зачет оплаты делает изменения в документах в закрытом периоде. Хорошо это, или плохо, спорить уже бесполезно. Но об этом надо знать.
Нет отчета, где можно посмотреть взаиморасчеты, если контрагент является одновременно покупателем и поставщиком. Но это можно сделать в документе «Сверка взаиморасчетов».
При проведении документа “Списание безналичных ДС” деньги еще не списались, а наш долг списывается. Мы можем провести “Списание безналичных ДС” и успокоиться, так как долга за нами в программе не будет, и когда нам позвонит представитель поставщика, мы его будем уверять что у нас долгов перед ним нет.
Прочие особенности
Нет учета спецодежды, спецоснастки. Есть задел. Не ведется количественный учет, передача физическому лицу, сроки эксплуатации. Все это можно только справочно занести в документ «Внутреннее потребление товаров» с видом операции «Передача в эксплуатацию».
Автор статьи
Жукова Наталья Алексеевна, г. Барнаул, ведущий инженер-программист
Другие статьи по «1С:Управление Торговлей 11»:
«Памятка/Кейс по расчету себестоимости в УТ 11»
«Несколько приятных мелочей для облегчения работы в УТ 11»
«Особенности УТ 11, на которые следует обратить внимание начинающему внедренцу»