О чем эта статья
Наверное в каждой компании финансовый менеджер или же директор фирмы планирует, сколько денег можно выделить на расходы того или иного подразделения, поскольку хочется уменьшить расходы и контролировать их. На начало месяца закладывается ограниченный бюджет, который нужно соблюдать и постараться не превысить.
Так вот, в новом релизе УТ 11.1.4.1 предусмотрена замечательная возможность контроля за расходованием денежных средств при помощи документа «Лимиты расхода ДС». Данный документ устанавливает объемы доступных к расходованию денежных средств для каждой статьи ДДС.
Последующий контроль расходования денежных средств может производиться как по предприятию, так и по подразделениям и организациям (требуется предварительное включение соответствующих функциональных опций «Лимиты расхода по организациям» и «Лимиты расхода по подразделениям»).
В случаях, когда требуется выделить денежные средства сверх установленного для данной статьи ДДС лимита, данная потребность указывается при оформлении заявки в явном виде («Сверх лимита»).
Рассмотрим детально данный функционал в программе.
Применимость
Статья написана для редакции УТ 11.1. Если вы используете эту редакцию, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если Вы работаете со старшими версиями УТ 11, то данный функционал является актуальным. Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи – воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом, Вы закрепите материал практикой :)
Реализация контроля лимита расхода денежных средств
Для включения возможности контроля лимитов расходов нужно на закладке программы «Администрирование» – «Организации и денежные средства» установить сначала флажок «Заявки на расходование денежных средств».
После этого будет возможность включить флажки лимита расходования денежных средств и контроля превышения лимитов. Включим все возможные флажки.
Для увеличения нажмите на изображение.
Представим себе ситуацию, что в компании есть несколько подразделений. На каждое подразделение каждый месяц выделяется некая сумма (например, 4 000 руб.) на внутренние расходы: коммунальные услуги, транспортные услуги, содержание офиса.
Перейдем на вкладку программы «Финансы» – «Лимиты расхода ДС».
Создадим новый документ. Заполним в нём организацию и подразделение, по которым мы планируем бюджет. Укажем статьи ДДС и суммы (лимиты) расходов:
- коммунальные услуги – лимит 1 500 руб.
- транспортные услуги – лимит 2 000 руб.
- содержание офиса – лимит 500 руб.
Для увеличения нажмите на изображение.
Превышение лимитов контролируется при утверждении/согласовании «Заявок на расход денежных средств». Кстати, в УТ 11.1.4.1 вместо статуса «Утверждена» теперь используется статус «К оплате».
Создадим новую «Заявку на расходование ДС». Заполним всю необходимую информацию. Статью ДДС укажем «Содержание офиса». Сумму расхода 600 руб.
При попытке повести документ в статусе «Согласована» или «К оплате» программа выдаст ошибку о невозможности проведения, поскольку лимит расхода по статье «Содержание офиса» превышен на сумму 100 руб.
Для увеличения нажмите на изображение.
Если необходимо осуществить расходование денежных средств сверх лимита, то в заявке устанавливается соответствующий флаг «Сверх лимита». Правом проводить документы с суммой сверх установленного лимита имеют те пользователи, для которых установлено право согласовывать и утверждать заявку.
Давайте для примера установим флажок «Сверх лимита» и проведем заявку. На основании создадим расходной кассовый ордер.
Для увеличения нажмите на изображение.
Аналогичным образом создадим заявки на расходование ДС (а также расходные кассовые ордера) по статьям ДДС «Коммунальные услуги» и «Транспортные услуги» на 1 000 руб. и 2 000 руб. соответственно. Т.е. по коммунальным услугам мы провели на 500 руб. меньше лимита, а по транспортным услугам как раз использовали весь допустимый лимит на расходы.
Для контроля расхода денежных средств в соответствии с установленными лимитами используется отчет «Использование лимитов расхода денежных средств». Запустить его можно на закладке «Финансы» – «Отчеты по финансам». Сформируем отчет.
Для увеличения нажмите на изображение.
Отчет наглядно показывает лимиты расходов, фактический расход и отклонение в разрезе статей ДДС. Мы видим, что у нас перерасход по статье «Содержание офиса», недорасход по статье «Коммунальные услуги», и по статье «Транспортные услуги» мы использовали весь лимит. Дополнительно в отчете отображаются проценты расхода лимитов.
Как видим, функционал очень полезный и несложный. Думаю, что все, кто перейдет на новый релиз УТ 11.1.4.1, обязательно должны попробовать использовать данный механизм, поскольку с ним Вы всегда будете в курсе выполнения бюджета расходов на Вашей фирме.
PDF-версия статьи для участников группы ВКонтакте
Мы ведем группу ВКонтакте – http://vk.com/kursypo1c.
Если Вы еще не вступили в группу – сделайте это сейчас и в блоке ниже (на этой странице) появятся ссылка на скачивание материалов.
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Другие статьи по новым возможностям УТ 11.1:
«Поиск и удаление дублей элементов»
«Отгрузка товара с отложенным переходом права собственности»