Автоматическая рассылка отчетов из базы «1С: Управление торговлей 11» по электронной почте

О чем эта статья

Любому руководителю предприятия требуется актуальная и достоверная информация для принятия верных управленческих решений. Например, директору ежедневно необходим отчет о движении денежных средств, а каждую пятницу – отчет о рентабельности продаж за неделю.

Получить такие сведения можно при помощи отчетов, существующих в «1С:Управление торговлей 11» . Но далеко не всегда у руководителей есть время и желание вручную формировать отчеты непосредственно в системе – намного удобнее получать уже готовые отчеты на электронную почту, не открывая 1С.

В статье рассмотрим возможности прикладного решения «Управление торговлей, ред.11» по автоматической рассылке отчетов.

Применимость

Статья написана для редакции УТ 11.1. Если вы используете эту редакцию, отлично — прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если Вы работаете со старшими версиями УТ 11, то данный функционал является актуальным. В актуальных версиях для доступа к рассмотренному функционалу используйте команду Рассылки отчетов в разделе Печатные формы, отчеты и обработки подсистемы Администрирование.

Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи — воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом Вы закрепите материал практикой :)

Рассылки отчетов

В разделе «Органайзер» доступна команда «Рассылки отчетов», при нажатии на которую открывается список рассылок, где указано, какой отчет кому и когда следует отправить. Например, одна рассылка предназначается лично директору предприятия, другая – руководителю отдела продаж, а еще одна предназначена для менеджеров отдела продаж.

Автоматическая рассылка отчетов в УТ11

Виды рассылок

При создании новой рассылки необходимо указать ее вид (поле «Отправлять»).

Отправлять отчеты указанным получателям в 1С управление торговлей

Возможно выбрать один из трех вариантов:

  • Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получит только пользователь, создавший данную рассылку. Указать список получателей нельзя, внести изменения в рассылку может только пользователь, ее создавший, или администратор системы.
  • Свой отчет для каждого пользователя – каждый пользователь получает свой личный отчет.
  • Отчеты указанным пользователям – каждый пользователь получит тот же самый отчет.

Рассылаемые отчеты

На закладке «Отчеты» при помощи кнопки «Включить в рассылку» необходимо выбрать конкретные варианты отчетов, которые необходимо разослать.

Какие отчеты отправлять из 1С

Конкретные настройки (период, отборы и т.д.) выбранного варианта отчета можно указать в нижней части экрана.

Если выбран вид рассылки «Свой отчет для каждого пользователя», то можно указать в настройках конкретного пользователя-получателя, для которого формируется данный отчет. Так можно отправить каждому менеджеру отчет, содержащий только его продажи за определенный период времени.

Указать пользователя и получателя для отчета

Периодичность отправки отчетов

Периодичность формирования и отправки отчетов задается на закладке «Расписание». Здесь можно указать конкретный день и время автоматической рассылки.

Время автоматической рассылки

Доставка писем

  • Если выбран вид рассылки «Только мне» (личная рассылка автора), то письмо будет отправлено по единственному адресу, указанному в поле «Почтовый адрес».
  • Если выбран вид рассылки «Свой отчет для каждого пользователя», то письмо будет отправлено всем адресатам, указанным в отдельном списке.
  • При выбранном виде рассылки «Отчеты указанным пользователям», кроме отправки отчета по электронной почте становится доступной возможность сохранить отчет в папку, в сетевой каталог или на FTP-ресурс (галочка «Публиковать»).

Сохранить отчет из 1С в папку

Если установлены обе галочки («Публиковать» и «Отправлять по электронной почте»), то существует возможность отправить по почте только уведомление о сформированном отчете. При этом сам отчет будет сохранен в указанную папку, а почтовое сообщение будет содержать путь к этому отчету.

Редактирование темы и тела письма выполняется по аналогии с использованием почтового клиента. При редактировании письма в формате HTML возможно применение элементов визуального оформления текста (цвет, размер шрифта, нумерованный список и т.д.).

В тексте допустимо использование параметров – определенных слов, заключенных в квадратные скобки. При отправке письма параметры будут преобразованы в соответствующие значения. Например, параметр «ДатаВыполнения» будет заменен на конкретную дату отправки отчета.

Редактирование письма рассылки

Формат отчета

Можно выбрать формат файла, в котором будет сохранен сформированный отчет. Это выполняется на закладке «Дополнительно».

Формат отчета

По умолчанию используется формат HTML. Другой формат можно выбрать из приведенного ниже списка:

Выбрать формат отчета

Для экономии места сформированные отчеты можно упаковать в ZIP-архив. Параметры архива можно также указать на закладке «Дополнительно».

Результат рассылки отчетов

В соответствии с указанными настройками письмо с рассылкой выглядит следующим образом.

Как выглядит письмо автоматической рассылки

Права доступа к рассылкам отчетов

Для работы с функционалом рассылок отчетов у пользователя информационной базы необходимо установить роль «Добавление изменение рассылок отчетов». Эта роль дает возможность изменять и добавлять рассылки, за исключением личных рассылок других пользователей.

Роль пользователя для работы с рассылками

Администраторы системы, у которых установлены полные права, имеют возможность изменять и добавлять рассылки, в том числе личные рассылки других пользователей.

 

Заключение

В статье рассмотрены возможности конфигурации по автоматической рассылке отчетов. Следует отметить, что данный функционал в «1С:Управление торговлей 11» базируется на «Библиотеке стандартных подсистем», поэтому описанное выше применимо также и к другим конфигурациям, основанным на «Библиотеке стандартных подсистем», например, «1С:Управление небольшой фирмой».

Василий Ханевич

г. Калининград, 2013 г.

Комментарии / обсуждение (15):

  1. Дмитрий

    Добрый день!
    Настроили рассылку отчётов в формате PDF. Зачастую, отчёт присылается в неприглядном виде, а именно все столбцы на одну страницу не влазят. Как настроить формат отчёта именно в формате PDF?

    • Андрей Харечко

      Здравствуйте!
      Это типовое поведение программы. Колонки не помещаются на страницу листа PDF.
      Используйте другой формат для отправки отчетов.

  2. Антон Садчиков

    Подскажите пожалуйста как настроить рассылку, чтобы автоматически отправлять письма контрагентам с их задолженностями. При том, чтобы отправлялась только тем контрагентом, у которых есть задолженность.

    • Андрей Харечко

      Здравствуйте!
      На данный момент в программе нет такой возможности.

  3. Александр

    Все работает, только вот задача: мне необходимо настроить рассылку отчета с периодом +1 день (т.е. “послезавтра”). А в вариантах есть только “завтра”. Подскажите, как можно добавить такой вариант?

    • Андрей Харечко

      Видимо такой возможности нет.

  4. Александр

    Добрый день. Настроил рассылку – по кнопке выполнить сейчас все работает, а по расписанию нет.. Подскажите в чем загвоздка?

    • Андрей Харечко

      Вы используете файловый вариант работы или клиент-серверный? Автоматическая рассылка будет работать при клиент-серверном варианте работы.

      • Александр

        Понятно, использую именно файловый.

  5. Валерий

    И почему у Вас там переменная [Получатель] …

  6. Валерий

    Где указывается связь, что этот отчет по этому менеджеру отправить этому менеджеру.

  7. Олеся

    Подскажите, пожалуйста. Один отчет но отбор по менеджеру. Всего 10 менеджеров. Необходимо сохранить 10 отчетов? Или в поле отбор Менеджер равно ??????

    • Андрей Харечко

      Вы можете настроить рассылку по своему усмотрению:
      – если нужен отдельный отчет по отдельному менеджеру для 10 пользователей, то делаете 10 отчетов;
      – если если один отчет подойдет для всех пользователей, то делаете один отчет.

      • Валерий

        И !! Не понятно. Т.Е нужно создать 1 отчет . Распишите пожалуйста поподробнее как отправить 1 отчет 10 менеджерам, чтобы каждому пришел отчет с отбором по нему (его продажах) например. Где и как указать отбор?

        • Андрей Харечко

          В поле “Отправлять” выберете “Свой отчет для каждого получателя”, в поле отбора “Менеджер” укажите “Получатель отчета”. На закладке “Доставка (эл. почта)” укажите получателей.

Комментарии закрыты

Вход на сайт

Зарегистрироваться

Подтверждение регистрации будет отправлено на указанный e-mail.

Я подтверждаю, что ознакомлен(а) с Пользовательским соглашением, принимаю его условия и даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Восстановить доступ

E-mail или логин

Ссылка на создание нового пароля будет отправлена на указанный e-mail.