[ Кейс по УТ 11 ] Инвентаризация наличных денежных средств в кассах предприятия

О чем эта статья

Это достаточно простой функционал, но не знать его неправильно.

Как в результате любой инвентаризации могут образоваться излишки или недостачи. Любое отклонение должно повлиять на финансовый результат.

Как раз такие ситуации и рассмотрим в текущей статье.

Применимость

Статья написана для двух редакций 1С:Управление торговлей – 11.1 и 11.2. Если вы используете эти редакции, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если же Вы планируете начать внедрение УТ 11, то скорее всего будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.

Поэтому, мы рекомендуем пройти курс Практические задачи уровня 1С:Специалист по УТ 11, КА 2 и 1С:ERP 2, это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.

Постановка задачи

Компания «Мебель-дизайн» занимается оптовой торговлей мебелью. В компании присутствует один оптовый склад, с которого осуществляется отгрузка товара.

В конце каждого дня ответственный за кассу сотрудник производит инвентаризацию наличных денежных средств в кассе.

В случае расхождений фактической суммы денежных средств с учетной суммой разница распределяется на доходы или расходы подразделения, в зависимости от того, если ли излишки или недостача денежных средств.

Все процессы компании отражаются средствами программы «1С:Управление торговлей 11».

Что необходимо получить

Продемонстрировать функционал, позволяющий делать инвентаризацию наличных денежных средств в кассах предприятия средствами программы «1С:Управление торговлей 11».

Решение задачи по инвентаризации денежных средств

Для проведения операций по отражению излишков и недостач наличных денежных средств, выявленных при инвентаризации в кассах организации, в программе «1С:Управление торговлей 11» используется документ «Инвентаризация наличных денежных средств».

Данный документ находится в разделе «Финансы» – «Инвентаризации наличных ДС» (в УТ 11.2 это раздел «Казначейство» – «Инвентаризации наличных ДС»).

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Никаких дополнительных настроек в программе для использования данного документа включать не нужно.

Для того чтобы пользователь мог использовать документ «Инвентаризации наличных ДС» в профиле группы доступа должна быть включена роль «Добавление изменение инвентаризаций наличных денежных средств».

Например, в стандартном профиле «Казначей» данная роль установлена.

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

И так, представим себе ситуацию, что рабочий день на магазине закончился и ответственный сотрудник проводит сверку фактических остатков денежных средств с остатками по учету.

Перейдем в раздел «Финансы» – «Инвентаризации наличных ДС» и нажмем кнопку «Создать».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Так как в нашем кейсе используется только одна организация и одна касса, то поля «Организация» и «Кассовая книга» заполнятся автоматически.

Обратим внимание на два поля «Кассир» и «Руководитель».

Данные поля не обязательные для заполнения, но, например, значение поля «Руководитель» используется в печатной форме «ИНВ-15».

При попытке заполнить данные поля мы увидим, что доступных вариантов для подбора нет.

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Для того чтобы указать кассира и руководителя организации перейдем в карточку нашей организации «Мебель-дизайн» в команду панели навигации «Лица с правом подписи».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Создадим две записи «Руководитель» и «Кассир».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Теперь вернемся в наш документ «Инвентаризации наличных ДС» и заполним поля «Кассир» и «Руководитель».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Теперь заполним табличную часть документа.

Заполнить её можно вручную или автоматически.

Для автоматического заполнения нажмем кнопку «Заполнить».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

В колонке «Касса» будет указана единственная касса нашей организации.

В колонке «Валюта» – валюта кассы.

В колонке «По учету» будет отображаться учетная сумма денежных средств, что есть в нашей кассе.

В нашем случае это 196 852,00 руб.

Если сформировать отчет «Остатки денежных средств» в разделе «Финансы» – «Отчеты по финансам», то мы увидим, что конечный остаток по отчету такой же как и сумма в документе. Все верно.

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

В колонке документа «Расхождение» мы видим запись «Недостача, (196 852,00)».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Дело в том, что колонка «По факту» ещё не заполнена и программа считает, что фактические остатки в нашей кассе равны нулю.

Представим себе ситуацию, что при инвентаризации в кассе было обнаружено не 196 852,00 руб., а 198 000,00 руб.

То есть, 1 148 руб. излишков денежных средств (198 000 – 196 852 = 1 148 руб.).

Заполним колонку «По факту». В колонке «Расхождение» автоматически рассчитается информация о том, что фактическая сумма больше за учётную на 1 148 руб.

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

После этого заполним другие колонки табличной части документа:

  • Статья ДДС – создадим новую статью движения денежных средств, например, как «Инвентаризация ДС» и укажем её в документе.
  • Подразделение – подразделение, где проводилась инвентаризация.

Далее нужно указать статью доходов/расходов.

Поскольку в кассе найдены излишки денежных средств, то это наши доходы. Соответственно в документе нужно указать статью доходов.

Создадим новую статью доходов под названием, например, «Излишки при инвентаризации кассы».

Создать статью можно непосредственно с документа или в разделе «Финансы» – «Настройки и справочники» – «Статьи доходов».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

В способе распределения укажем правило распределения «Пропорционально коэффициентам», направление деятельности «Инвентаризация ДС» и коэффициент «1».

Вид аналитики доходов укажем как «Подразделение», поскольку в условии задачи сказано, что расхождения фактической суммы денежных средств с учетной суммой распределяется на доходы или расходы подразделения, в зависимости от того, если ли излишки или недостача денежных средств.

Укажем созданную нами статью в документе «Инвентаризация наличных денежных средств».

В качестве аналитики укажем подразделение «Отдел продаж».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Проведем документ.

Проанализируем движения документа.

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Как видим, документ сделал движения с видом «Приход» по регистрах накопления «Прочие доходы» и «Денежные средства (наличные)». То есть, у нас образовались и доходы, и дополнительные денежные средства в кассе организации.

Сформируем повторно отчет «Остатки денежных средств».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Сумма в отчете изменилась на сумму проведенных излишков в кассе. Все верно.

Проанализируем финансовые результаты компании с помощью отчета «Финансовые результаты» в разделе «Финансы» – «Отчеты по финансам».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Отлично! Мы получили доходы по направлению деятельности «Инвентаризация ДС» на сумму, указанную в документе инвентаризации наличных денежных средств.

При необходимости с документа «Инвентаризация наличных денежных средств» можно распечатать регламентированную печатную форму «ИНВ-15».

Инвентаризация денежных средств в Управление Торговлей 11

Заключение

Итак, мы рассмотрели функционал инвентаризации наличных денежных средств в кассах предприятия средствами программы «1С: Управление торговлей 11».

Процесс проведения, как видим, не сложный, а функционал будет полезным ревизорам компании, для того, чтобы быстро проводить инвентаризацию денежных средств и распределять её результаты на финансовые показатели.

PDF-версия статьи для участников группы ВКонтакте

Мы ведем группу ВКонтакте – http://vk.com/kursypo1c.

Если Вы еще не вступили в группу – сделайте это сейчас и в блоке ниже (на этой странице) появятся ссылка на скачивание материалов.


Инвентаризация денежных средств в 1С УТ 11 - в PDF-форматеКейс в PDF-формате
Вы можете скачать кейс в формате PDF по следующей ссылке:
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)

Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)

Если Вы уже участник группы – нужно просто повторно авторизоваться в ВКонтакте, чтобы скрипт Вас узнал. В случае проблем решение стандартное: очистить кеш браузера или подписаться через другой браузер.

Комментарии / обсуждение (4):

  1. Дмитриенко Сергей

    Добрый день, а подскажите как быть при инвентаризации безналичных ДС?

    • Андрей Харечко

      Здравствуйте!
      В релизе УТ11.2 попробуйте использовать документ “Отражение расхождений при инкассации денежных средств” (раздел “Казначейство”).

  2. batima

    “Так как в наш используется только одна организация и одна касса, то поля «Организация» и «Кассовая книга» заполнятся автоматически.”

    – данное предложение видимо нуждается в корректировке

    • Татьяна Гужавина

      Батима, спасибо!
      Исправили.

Комментарии закрыты