[ Статья ] Как настроить в 1С систему обеспечения потребностей, чтобы уменьшить число ошибок и ускорить обработку заказов. Разбираем на примере интернет-магазина

В этой статье мы рассмотрим задачи, которые можно решать с помощью настроенной системы обеспечения потребностей.

Проблемы достаточно классические, будем рассматривать их на примере интернет-магазинов:

  • Заказы клиентов теряются или собираются с большим опозданием.
  • Сборщики заказов спешат и из-за этого ошибаются. При оформлении заказов образуется очередь и все друг другу мешают.
  • Менеджер в спешке может неправильно оформить документы.
  • В товарах, которые приезжают в пункт выдачи, сложно разобраться.

Посмотрим, как с помощью системы обеспечения потребностей их можно решить: оптимизировать схему работы и настроить своевременное обеспечение заказов клиентов и потребностей склада.

Материал актуален для типовых конфигураций УТ 11.4 (11.3), 1C:ERP 2.4 (2.2), КА 2.4 (2.2).

Постановка задачи

Итак, есть интернет-магазин футболок. Магазин предлагает два вида футболок: типовые и с индивидуальным принтом. Клиенты оформляют заказы на сайте и забирают их в пункте выдачи (ПВЗ). Типовые футболки привозят в пункт выдачи с распределительных складов, а индивидуальные — прямо из типографии. Собственные складские остатки в ПВЗ отсутствуют.

В качестве учетной системы используется 1С:Управление Торговлей 11.4.

Бизнес-процесс исполнения заказов построен следующим образом:

  • Менеджер согласовывает заказ с клиентом, создает заказ на перемещение, распечатывает документы и относит их сборщику.
  • Сборщик собирает заказ, оформляет отгрузку и относит заказ к месту погрузки.
  • Приемщик в пункте выдачи подтверждает получение заказа.
  • При выдаче заказа покупателю приемщик оформляет продажу.

Типография требует оформлять заказ одним документом в день. Заказами футболок с индивидуальным принтом занимается менеджер, который вручную переносит заказы из учетной системы в единый бланк для типографии.

С ростом объема заказов у компьютера на складе начала образовываться очередь сборщиков, которым надо оформить отгрузку. Тогда для ввода данных по собранным заказам взяли дополнительного сотрудника. Но и после этого проблемы остались:

  • Менеджеры кладут документы поверх еще невыполненных заказов. В результате некоторые заказы не готовы к назначенному сроку.
  • Сборщики с каждым заказом ходят от стола заказов к стеллажам, компьютеру и зоне отгрузки. И не успевают справиться с возросшим объемом работы.
  • В пункте выдачи заказов стали жаловаться, что в большой коробке из типографии, где всё валом, трудно найти нужный заказ. А менеджер, который оформляет заказ в типографию, в спешке путает или забывает указывать для футболки номер заказа клиента.

Предложенное решение

Попробуем настроить в программе систему обеспечения заказов. Она позволяет обрабатывать заказы единым пакетом. Это должно уменьшить количество оформляемых документов и сократить перемещения сборщиков по складу. Дополнительно, настроим обособленное обеспечение для футболок с индивидуальными принтами, чтобы программа могла резервировать футболку за покупателем.

Предполагается, что необходимые НСИ были сформированы заранее.

Основные понятия системы

Потребность — это количество недостающей номенклатуры на складе. Потребность в системе формируется заказами различных видов.

Способ обеспечения потребностей определяет то, каким образом будет обеспечиваться потребность (например, покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство продукции силами переработчика, сборка/разборка).

Взаимосвязь потребности и способов ее обеспечения

Рисунок 1. Взаимосвязь потребности и способов ее обеспечения

Обособленное обеспечение характеризуется дополнительной аналитикой «назначение», которая позволяет зарезервировать товар под конкретный заказ клиента, и только под него.

Настройка системы обеспечения потребностей

По умолчанию конфигурация использует упрощенную систему обеспечения потребностей. В этом случае все недостающие товары закупаются у поставщиков. Если в организации потребность склада может обеспечиваться иным способом, например, перемещением с другого склада, в настройках необходимо включить расширенное обеспечение потребностей.

Сделать это можно в группе настроек Обеспечение потребностей, которая открывается по команде Склад и доставка в разделе НСИ и администрирование. Там же можно включить возможность обособленного обеспечения.

Настройки группы «Обеспечение потребностей»

Рисунок 2. Настройки группы «Обеспечение потребностей»

Так как в задаче есть и закупка, и перемещение, мы будем использовать расширенное обеспечение потребностей. А обособленное обеспечение пригодится для оформления заказов в типографии.

Настройка способов обеспечения потребностей

Способы обеспечения потребностей настраиваются в разделе Склад и доставка по команде Настройки и справочники.

Для обеспечения потребности в футболках с принтами создадим способ обеспечения Закупка в типографии. Тип обеспечения указывает, какой заказ система создаст для обеспечения потребности. Нам нужно формировать заказ поставщику, поэтому выберем тип обеспечения Покупка.

Выбираем тип обеспечения

Рисунок 3. Выбираем тип обеспечения

Перечень доступных типов определяется соответствующими функциональными опциями. В зависимости от бизнес-процессов организации используемых типов обеспечения может быть больше или меньше. В текущей базе настроено оформление документов Заказ поставщика, Заказ на перемещение и Заказ на сборку/разборку, поэтому для выбора доступно три типа обеспечения.

На закладке Параметры планирования настраиваются временные интервалы:

  • Срок покупки. Количество дней от заказа до поступления товара на склад.
  • Обеспечиваемый период. Система будет выбирать заказы, у которых дата отгрузки не выходит за границу указанного периода.
  • Гарантированный срок отгрузки. Это количество дней, через которое товар может быть отгружен. Как правило, он складывается из срока покупки и времени складской приемки.

Настраиваем параметры планирования

Рисунок 4. Настраиваем параметры планирования

На закладке Ограничение использования можно указать значения полей, которые будут заполняться в документе Заказ поставщика по умолчанию. Так как у нас поставщик единственный, укажем его сразу в способе обеспечения.

Заполняем данные по умолчанию

Рисунок 5. Заполняем данные по умолчанию

При использовании соглашений с поставщиками появляется возможность указать конкретное соглашение. В текущем примере функциональная опция выключена и возможности указать соглашение нет.

По аналогии создадим способ обеспечения потребностей с типом Перемещение для автоматического формирования документов Заказ на перемещения. Так как у нас несколько распределительных складов, указывать конкретный склад мы не будем.

Способ обеспечения «Перемещение в ПВЗ»

Рисунок 6. Способ обеспечения «Перемещение в ПВЗ»

Теперь, когда способы обеспечения настроены, необходимо определить какую номенклатуру каким способом обеспечивать в ПВЗ. Для футболок с принтами укажем Заказ в типографии. А для обычных футболок — Перемещение в ПВЗ.

Сделать это можно прямо в карточке номенклатуры или карточке склада по гиперссылке Настройка способов обеспечения потребностей. Галочка Обособленная покупка/продажа определяет, какое действие по умолчанию для номенклатуры будет устанавливать программа в заказах. Обеспечивать, если галочка не установлена, Обеспечивать обособленно, при установленной галочке.

Карточка номенклатуры «Футболка с индивидуальным принтом»

Рисунок 7. Карточка номенклатуры «Футболка с индивидуальным принтом»

В открывшемся окне укажем соответствующие способы обеспечения потребности.

Указание способа обеспечения для конкретной номенклатуры

Рисунок 8. Указание способа обеспечения для конкретной номенклатуры

Формирование заказов по потребности

Теперь посмотрим, как работает система обеспечения. Для этого создадим заказы клиентов. Чтобы в ПВЗ возникла потребность в футболках, на закладке Товары требуется установить действие К обеспечению или Обеспечивать обособленно, в случае обособления товаров.

Футболки с индивидуальным принтом заказываются обособленно

Рисунок 9. Футболки с индивидуальным принтом заказываются обособленно

Запустим процедуру Формирование заказов по потребностям из раздела Склад и доставка.

На первой закладке укажем фильтр по складу и перейдем на следующую страницу по кнопке Далее.

Установка отбора перед процедурой формирования потребности

Рисунок 10. Установка отбора перед процедурой формирования потребности

В случае если способов обеспечения много, можно воспользоваться гиперссылкой Произвольные отборы, расположенной ниже типовых фильтров.

На втором шаге указаны все способы обеспечения, которые необходимо отработать для выполнения заказов клиентов.

Галочки позволяют работать с обеспечением по очереди

Рисунок 11. Галочки позволяют работать с обеспечением по очереди

Если для номенклатуры, попавшей в потребность, способ обеспечения не указан, такая потребность выделяется строкой Обеспечение без указания способа и обеспечивается заказом поставщику.

По кнопке Далее переходим на закладку Обеспечение заказов к отгрузке. Там указана вся информация о потребности ПВЗ в номенклатуре. В колонке К заказу можно изменить количество требуемых позиций или отказаться от них совсем. Для примера уменьшим количество заказываемых типовых футболок с трех штук на две.

Программа пропустила третий шаг. На третьем шаге рассчитывается потребность в складских остатках. Так как ПВЗ не работает со складскими запасами, этот шаг не нужен

Рисунок 12. Программа пропустила третий шаг. На третьем шаге рассчитывается потребность в складских остатках. Так как ПВЗ не работает со складскими запасами, этот шаг не нужен

По кнопке Далее получаем сформированные заказы поставщику и на перемещение.

Заказы, обеспечивающие потребность сформированы

Рисунок 13. Заказы, обеспечивающие потребность сформированы

Так как в способе обеспечения Перемещение в ПВЗ склад не указан, это необходимо сделать сейчас в документе. Проведем заказ на перемещение и запустим обработку формирования заказов по потребности еще раз при помощи кнопки Продолжить с другими отборами.

Проверим, как система отработает недостающую типовую футболку на четвертом шаге.

Система определяет сформированные ранее заказы и предлагает заказать только недостающие позиции.

Повторный запуск формирования заказов по потребностям

Рисунок 14. Повторный запуск формирования заказов по потребностям

Проверим, как программа сформировала заказ поставщику. Для каждой футболки заполнен реквизит Назначение. Эта аналитика запрещает отгружать номенклатуру по любому другому заказу покупателя, кроме указанного.

Заказ поставщику был сформирован с обособлением товаров

Рисунок 15. Заказ поставщику был сформирован с обособлением товаров

Схема обеспечения

Наверняка вы обратили внимание, что способ обеспечения определяется не только для каждой номенклатуры, но и для каждого склада. И это правильно, так как разные склады имеют различные источники получения номенклатуры. Например, типовые футболки на распределительных складах могут обеспечиваться документом Заказ поставщику, если мы их приобретаем у поставщика или Заказ на производство, если в организации есть швейный цех.

В результате все материальные движения в организации можно выстроить в определенные цепочки. При этом заказы, обеспечивающие потребность на одном складе, могут создавать её на другом складе.

Схема материального движения интернет-продаж в организации Заказчика

Рисунок 16. Схема материального движения интернет-продаж в организации Заказчика

Схема обеспечения — список, объединяющий номенклатуру с одинаковым способом обеспечения в пределах одного или нескольких складов. В схеме обеспечения можно настроить модель материального движения определенного товара.

Схема обеспечения, которая моделирует цепочку материального движения

Рисунок 17. Схема обеспечения, которая моделирует цепочку материального движения

В виде номенклатуры можно установить схему обеспечения по умолчанию. И тогда её не надо будет указывать каждый раз при создании новой номенклатуры.

Настройка схемы обеспечения по умолчанию в виде номенклатуры

Рисунок 18. Настройка схемы обеспечения по умолчанию в виде номенклатуры

Заключение

Внедрение системы обеспечения заказов клиентов повлекло изменения в бизнес-процессе исполнения заказов: обязанность формировать заказ на перемещение была передана сотруднику склада.

В результате менеджерам теперь не нужно постоянно ходить на склад. А сотрудник склада, зная систему хранения, старается рационально формировать заказы на перемещение.

Менеджер, работающий с заказами для типографии, оформляет документ «Заказ поставщику» непосредственно в учетной системе, что свело к минимуму количество ошибок.

В следующей статье мы поработаем с материальным обеспечением складов: «Как быстро и правильно настроить систему поддержания складских запасов».

Автор статьи: Ирина Кашеварова 

г. Москва, ООО “Дельта-Плюс”, старший консультант

Статья написана по материалам курса подготовки на 1С:Специалист по внедрению УТ 11 Евгения Гилева.

Хотите узнать больше?

Рекомендуем пройти полный курс “Практические задачи уровня 1С:Специалист по внедрению УТ 11, КА 2 и ERP 2 – Торговые и складские операции, Маркетинг, Доставка, Планирование и Обеспечение”.

Курс будет полезен тем, кто внедряет УТ 11, КА 2 или ERP 2, и/или готовится к Аттестациям 1С:Специалист и 1С:Специалист-консультант по 1С:Управление торговлей 11.

Описание курса, программа и оформление заказа

Комментарии / обсуждение (22):

  1. Анна

    Здравствуйте ! скажите пожалуйста возможно ли настроить склад в автоматическом режиме? что бы когда товар заканчивался ,оно выбивало что нужно до заказать?

    • Кашеварова Ирина

      Добрый день. Если Вы хотите, чтобы программа сама автоматически формировала заказы клиента, надо писать обработку и запускать её регламентным заданием.
      В типовом решении формированием заказов занимается пользователь.

        • Кашеварова Ирина

          В типовых 1С есть функционал регламентных заданий, то есть запуск обработок по расписанию. При написании обработки программист может добавить код, чтобы эта обработка могла запускаться регламентным заданием.

  2. Сергей

    Здравствуйте! У меня вопрос такой. При формировании заказов поставщикам, на вкладке “Поддержание остатков на складе” у некоторых товаров заполняется значение “Поставщик” а у некоторых позиций этот параметр остается не заполненным. Объясните пожалуйста как это происходит?

    • Кашеварова Ирина

      Добрый день.
      В настройках способа обеспечения с типом “покупка” Вы указываете режим работы с одним поставщиком или несколькими.
      Если указан один поставщик, программа сразу подставляет именно его. И поле поставщик не редактируется.
      Если поставщиков несколько, Вы должны вручную указать у какого поставщика планируете сделать именно этот заказ.
      Это можно сделать и позже, в форме заказа.

      • Сергей

        Здравствуйте! Не указал один нюанс. У меня настроена “Упрощенная система обеспечения потребностей”, но при этом у части товаров поставщик определился, а у части – нет!

        • Кашеварова Ирина

          Указывается поставщик, у которого Вы чаще всего заказывали товар.
          Если заказываете у разных поровну, тогда будет пусто.
          То есть заказали у Поставщика 1. В следующий раз подставить его.
          Сделали следующий заказ у поставщика 2, на третий раз покажет пусто. Так как у вас по одному заказу у двух поставщиков – неопределенность.
          Третий заказ сделали у первого поставщика, получилось 2-1 в его пользу. В следующий раз будет снова подставляться первый.

          • Сергей

            К сожалению это не так. Есть позиции где явно заказов больше(например заказывали у 6 поставщиков у одного 7 раз у остальных по1 – 2 раза) – а поле всё равно пустое. Есть товары которые заказывали только у одного поставщика – поле всё равно пустое.

            • Кашеварова Ирина

              Пропустила важное уточнение: учитываются только 3 последних заказа по выбранному складу.

  3. Рустем Гумеров

    Заголовок интересный – обмен с сайтом. О сайте потом ни слова…. Вот это меня поразило: “С ростом объема заказов у компьютера на складе начала образовываться очередь сборщиков, которым надо оформить отгрузку.” Вы серьезно? На складе очередь у компьютера, они еще и на принтере печатают? Может пора пересмотреть бизнес-процесс? В 2020-м году можно и ТСД внедрить.

    • Кашеварова Ирина

      Добрый день. Вот в упор не вижу в названии статьи ничего про обмен с сайтом.
      Открою маленький секрет, доля разработки и поддержания продажного сайта в автоматизации работы серьезного интернет-магазина достаточно мала.

      Да, в некоторых случаях имеет смысл переходить на ТСД. Я люблю проекты с внедрением ТСД и прочих гаджетов (кроме касс), но не все готовы на такой дорогой и трудоемкий переход.
      1. Один простой ТСД стоит около 30 тыс.
      2. На складе работают не всегда кристально честные люди. Вынести ТСД легче, чем компьютер.
      3. Для ТСД нужно мобильное приложение. Стоимость самостоятельной разработки потянет минимум на пару сотен тысяч. Правда на последнем форуме 1С презентовал мобильную разработку “Кладовщик”. На мой взгляд, перспективное решение.
      4. Если у Вас товар приходит уже штрихованный, открывайте доп вакансии приемщиков товара, так как теперь надо не только принять товар, но и внести его штрихкод в базу. Хорошо, если у Вас будет небольшой и постоянный ассортимент от постоянных поставщиков.
      5. Если Вы торгуете собственным производством, закупайте принтеры этикеток и закладывайте в бюджет статью на расходные материалы.
      6. Не забудьте увеличить время на обучение новых сотрудников. На складах, как правило, сильная текучка.
      7. Так же необходимо настроить, а затем поддерживать связь ТСД с сервером. Если Вы обслуживаетесь у сторонней организации, будьте готовы к увеличению стоимости обслуживания.
      8. И, главное,Если Вы сами не готовы организовать весь этот переход (закупку, настройку, обучение), то будьте готовы еще оплатить и услуги фирмы, которая возьмется за реорганизацию Вашего процесса.
      Так что, если у организации нет цели переходить полностью на цифровой формат, то просят подобрать более бюджетные решения.

  4. Климов Сергей

    ERP 2.4. Не получается создать заказы на производство по принятым заказам покупателей.
    Имеем три склада: материалов, готовой продукции (ГП) и цеховую кладовую. Способы обеспечения:
    – Склад материалов – закупка у поставщика;
    – Цеховая кладовая – перемещение со склада материалов;
    – Склад ГП – производство. Подразделение диспетчер – цех.
    Во всех способах – заказ при достижении точки заказа.
    Одно подразделение – цех, к нему привязана цеховая кладовая. Продукция одна, из двух материалов, создана ресурсная спецификация.
    Ввожу заказ покупателя. Склад – склад готовой продукции. Запускаю формирование заказов по потребностям – нет потребностей в производстве.
    А если создать план производства, то потребности возникают и дальше схема работает.

    • Кашеварова Ирина

      Добрый день.
      В заказе клиента стоит действие “Обеспечивать”?
      Для продукции указан способ/схема обеспечения?

      • Климов Сергей

        Добрый день! Да, в заказе стоит “к обеспечению”, статус заказа – к выполнению. В “Состоянии обеспечения заказов” эти заказы видны, серенькие. Остатков на складе ГП нет. Схема обеспечения создана, для продукции указана. У продукции для цеховой кладовой и склада ГП установлен тип обеспечения – собственное производство. Способ поддержания запасов – минимакс с нулевыми показателями. Жаль, картинку тут нельзя приложить.

        • Кашеварова Ирина

          Проверьте настройку обеспечения потребностей. Она должна быть расширенной.
          Больше в голову ничего не приходит. Если создать в пустой базе склад, номенклатуру и связать их в способе обеспечения, то после оформления заказа клиента оно уже начнет работать.
          Цех нужен только чтобы в заказе на производство он сразу подставился. Не будет цеха – просто будет пустое поле.
          Если с настройками всё в порядке, то без базы не помогу. Выложите в облако и пришлите ссылку.
          Только у меня сейчас мобильный интернет, раньше следующей недели просто физически не выкачаю на нем базу.

          • Климов Сергей

            Ирина, добрый день! Спасибо за участие! Разобрался. Я запутался в шагах (вкладках) обработки формирования заказов по потребностям. Меня обескуражило отсутствие позиций к заказу на третьей вкладке и дальше я не перелистнул. Извините за потраченное время!

            • Кашеварова Ирина

              Не страшно. Так часто бывает, когда ответ находится, только при формулировании проблемы вслух другому человеку.
              Рада, что разобрались сами.

  5. TatianaC

    Спасибо.
    Сделала как Вы написали. Формирование заказов по потребностям отработало. Правда с ошибкой.
    У меня была одна позиция оборудования. Я создала щаказ на 5 шт. этой позиции. Это оборудование собирается из 17 позиций комплектующих. Комплектующие закупаются у 8 поставщиков.
    Программа по 6 поставщикам комплектующие привязала правильно. По одному поставщику подобрала комплектующие совсем от другого оборудования. И еще по одному поставщику собрала слишком много комлектующих, т.е. как по этому оборудованию, так и по другому.
    Почему программа могла ошибиться? Есть вероятность того что если у поставщика мы закупаем комплектующие на сборку разного оборудования, то программа может подтянуть лишние позиции? Или где-то закралась ошибка?

  6. TatianaC

    Здравствуйте.
    Честно говоря на просторах интернета замучалась искать ответ на свой вопрос. Везде приблизительно одно и тоже.
    А вот если это не интернет магазин? А очень даже швейное производство. Допустим шьет оно те самые футболки. И учетная система Управление торговлей 11.4 (вот так сложилось). При этом материал на футболки заказывает у одного поставщика, принты у другого и всякие пуговицы и обтачки у третьего. А заказчик хочет синеньких футболок пару и красненькую одну.
    Что мы имеем? Заказ клиента. Заказ на сборку футболки. А дальше начинается песня. Потому что нет возможности заказать все комплектующие в одном месте. У меня к одной позиции несколько комплектующих у разных поставщиков. Как в этом случае насьроить обеспечение потребностей?

    • Андрей Харечко

      Здравствуйте!
      Если я вас правильно понял, то цепочка следующая:
      1. Для всех номенклатурных позиций рекомендую установить флажок “Обособленная закупка/продажа”.
      2. Для основных позиций (которые собираются с комплектующих) заполнить вариант комплектации.
      3. Создать способы обеспечения потребностей.
      Например, “Покупка в поставщика №1”, “Покупка в поставщика №2”, “Сборка позиции”.
      В способах обеспечения заполнить все необходимые настройки. Т.е., если тип обеспечения “Покупка” , то заполняем поставщика и т.д.
      4. Для каждой позиции номенклатуры в карточке заполнить поле “Схема обеспечения”.
      Для этого создать новую схему обеспечения, где созданный способ обеспечения (в п.3 описания) указываем для конкретного склада.
      Если товар покупаем в одного поставщика и на один и тот же склад, то схему обеспечения для таких товаров указываем одинаковую.
      5. Для основных позиций схема обеспечения должна быть равна сборке.
      6. Для комплектующих схема обеспечения должна быть равна покупке.
      7. Переходим в обработку “Формирование заказов по потребностям”.
      8. Сначала будут созданы “Заказы на сборку”.
      9. Далее повторно переходим на Шаг №1. Будут сформированы “Заказы поставщикам” для обеспечения заказов на сборку.
      10. Покупаем товар (оформляем “Приобретение товаров и услуг” + ордера (если используются)).
      11. На основании заказов на сборку делаем Сборки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вход на сайт

Зарегистрироваться

Подтверждение регистрации будет отправлено на указанный e-mail.

Я подтверждаю, что ознакомлен(а) с Пользовательским соглашением, принимаю его условия и даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Восстановить доступ

E-mail или логин

Ссылка на создание нового пароля будет отправлена на указанный e-mail.